Antiguamente, quién tenía la mesa de trabajo despejada, parecía que no trabajaba. Ahora, quién la tiene llena de papeles, parece que no comparte la información. Este viernes, comenzó la última jornada de la trigésimo novena edición del Seminario de Ingeniería Hospitalaria, de la Asociación Española de Ingeniaría Hospitalaria, con una mesa a debate sobre Sistemas de Gestión Documental. Patricia Martínez Lope, Operations Lead de BP Pulse, quien fue moderador y ponente a la vez, remarcó que "la gestión documental cambiará el mundo" del ámbito sanitario.

"A los ingenieros de calidad nos gusta un documento más que a un tonto un lápiz. La gestión documental es clave para todo", aseveró. Recordó que los papeles son muy importantes. Con la Administración, a veces ocurre que la tecnología va más rápido que la propia Administración. Hay que hacer un esfuerzo entre todos para agilizar la tramitación. Hay que generar la burocracia en general, en todos los sectores. Contó tres anécdotas para asentar su frase de que la gestión documental cambiará el mundo. Antes, el peso de un avión igualaba al peso de la documentación de su diseño. "Afortunadamente, estas cosas han mejorado. Los nuevos aviones después se diseñaban por ordenador, pero el peso de la documentación era igual. Para entrara a los bunkers donde estaban los documentos de aviación la seguridad era primordial. Luego, se empezó a diseñar por ordenador. Somos lentos gestionando documentación, pero somos rápidos implementando cambios que mejoran esa documentación", dijo.

Después de los aviones, empezó a trabajar en Técnicas Reunidas, donde la gestión de la documentación era muy eficaz, pero no eficiente. Con la pandemia, los cambios que decían que eran imposibles, como trabajar en casa, se implantó en sólo tres días. Es decir, "cuando la realidad aprieta, nos ponemos las pilas, y con la Covid-19, hemos hecho una adaptación exprés". La tercera anécdota es que lo que queda documentado es lo que compone la historia. Magallanes no se descubrió antes por la forma de compartir los documentos de la época. La vuelta al mundo ha cambiado en los últimos dos o tres años, ya no es cómo se estudiaba en el colegio. Cuántas más fuentes tengamos, más completa es la información. Lo contó porque actualmente se están implementando nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial o el tratamiento de textos, para entender y transcribir archivos. La Inteligencia Artificial es "nuestra amiga" y puede "facilitarnos la vida". Puso la muestra de que puede ayudar a entender una receta.

Gestión Documental en entorno BIM. Fue el tema que trató Román D. Grisolía Peressini, jefe del Servicio de Supervisión de Proyectos de la Vicepresidencia Segunda de la Generalitat Valenciana. ¿Cómo se hace la gestión documental en el entorno BIM? De la forma tradicional. No tiene nada en particular, "lo que sí tiene de particular es lo que genera esa documentación". Se basa en el trabajo colaborativo. Esta tecnología por sí misma no es nada, tiene que ir dirigida a conseguir algo. El nivel de información que nutre el proyecto tiene dos aspectos importantes, el nivel de desarrollo y el nivel de información. Esto último puede ser más o menos, según el momento en el que se extraiga la información. En cada momento en el que se consulta esa información se generan unos entregables, que pasa a ser el comprobante de que la información generada es correcta. Lo ideal es que no hubiera necesidad de tener documentos y que simplemente se consultara la base de datos, pero no todo el mundo puede tener acceso a todos los niveles. De la información se sacan los documentos. La tecnología BIM busca establecer qué documentación almacenar en cada momento. El gran problema que hay es que los documentos de cada proyecto salgan de la misma base de información. La posibilidad de extraer información coordinada para el momento que se necesita de planos es fácil. Lo que no es fácil es coordinar las memorias, como la del modelo de un hospital. Cuánta menos información se archive, mejor. La información es la que pasará a diferentes agentes durante todo el proyecto. Al final, la base de datos que se genera con tecnología BIM no es única. El documento BIM por excelencia es el Excel. La información pasa por cuatro estadios: la de en proceso, la de compartición de la información (para verificar que es correcta), la de publicación (cuando pierde valor, se archiva) y la de acceso y uso registrado (para hacer una trazabilidad de los datos y los documentos). Se establece un protocolo de la comunicación de los defectos.

Ignacio Gago Hidalgo, Account Director de Exact Exact Software Iberia S.L., sobre la elección de un sistema de gestión documental en el sector sanitario, advirtió de que los documentos que no están en el sistema son "invisibles". Argumentó que un sistema digitalizado "nos permitirá acceder a un documento en cualquier momento y lugar". Uno de sus clientes, laboratorio de medicamentos, la gestión de documentos la llevaban de forma manual y tardaban de siete a nueve meses en los procesos de documentación para lanzar el medicamento. Desde que han implementado sus sistemas, tardan tres semanas en hacerlo. Se ha ganado en rapidez y en eficiencia por tener los documentos digitalizados. Igualmente, se gana en trazabilidad. Es importante la gestión centralizada y que no haya islas de información. Sobre todo, "homogeneizar esa información", que todo el mundo trabaje en el mismo formato. Los documentos por sí solos no aportan nada, sino los procesos. Y trabajar con las versiones correctas y que además se avise de la validez de los documentos y de cuándo caducan. Para implantar una gestión de documentos eficaz, recomendó que la solución sea transversal e integrada. Hay que implementar procesos que realmente mejoren la eficiencia, y que todo el mundo trabaje de la misma forma. Que asimismo se pueda buscar por metadatos y no estar atados a los departamentos de IT. Para que una herramienta de gestión documental tenga éxito, el secreto son las personas, que quieran que se implemente estas soluciones, creer en la solución y remar en el mismo sentido, tanto desde abajo como desde arriba.